Os arquivos devem ser organizados obedecendo à competência e às actividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela sua produção, acumulação ou guarda dos documentos. Os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a individualidade dentro do seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados no arquivo, a outros de origem distinta.[[#_ftn1|[1]]]
A seguinte imagem descreve o processo de realização da missão abordando o processo de produção e recepção como funções e actividades da entidade produtora:
Ilustração 1 - Processo de realização da missão[[#_ftn2|[2]]]
O princípio da proveniência é o que define um conjunto de documentos como arquivo. Enquanto os demais conjuntos documentais são colecções de itens seleccionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo faz-se num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade colectiva ou uma pessoa. Os documentos são acumulados à medida que são produzidos no decurso de actividades que são necessárias para a realização da missão do produtor.
Princípio da Estrutura ou Princípio do respeito pela ordem original. “ Princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de preservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.”[[#_ftn3|[3]]]
A recepção dos documentos do arquivo da AAESEIG refere-se à incorporação dos documentos produzidos pela referida entidade no respectivo arquivo, já no que concerne à fase de produção de documentos, estes são produzidos em resultado das actividades a que esta associação se dedica.
INCORPORAÇÃO[[#_ftn4|[4]]] – Aquisição gratuita ou a título definitivo de documentos de arquivo por um arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar.
Existem duas formas de incorporar os documentos nos arquivos: Incorporação ordinária e Incorporação extraordinária.
Considera-se incorporação ordinária quando é definido um prazo para a transferência de um arquivo. Realiza-se de forma continuada durante a vida de um arquivo. Já nas incorporações extraordinárias não existe qualquer prazo definido e é feita ocasionalmente.
Quando falamos em circulação de documentos estamo-nos a referir ao ciclo de vida dos documentos e ao valor que os documentos têm para a instituição.
Nos dias de hoje, os documentos são fundamentais nas organizações pois servem como um instrumento de auxílio na tomada de decisões. Devido a esse facto existe uma grande necessidade em controlar a circulação dos documentos nas organizações. Esse controlo irá facilitar a recuperação da documentação, evitar o desaparecimento total ou parcial dos documentos e ter uma localização exacta dos documentos.
O Ciclo de Vida do documento de arquivo é constituído por três fases: ·Fase activa (arquivo corrente) – é o período durante o qual os documentos são indispensáveis à manutenção das actividades quotidianas de uma instituição e, por isso, devem permanecer o mais perto possível do serviço produtor; ·Fase semi-activa (arquivos intermédios) – é o período durante o qual os documentos devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras mas, dada a sua baixa frequência de utilização por parte da respectiva administração produtora, não se justifica estarem fisicamente próximos do serviço produtor; ·Fase inactiva (arquivo definitivo) – é o período durante o qual os documentos deixam de ter valor previsível para a instituição que os produziu.
A distinção das três fases baseia-se no valor dos documentos: ·Valor primário (probatório ou administrativo) – quando a informação veiculada serve essencialmente de prova dos actos administrativos que estão na origem da sua criação. Os documentos interessam, sobretudo, à instituição produtora e, por isso, são preferencialmente conservados no serviço de origem, durante um certo tempo. A este período, que é determinado por imposições legais, de natureza fiscal, contabilística, ou simplesmente administrativa, chama-se prazo de conservação administrativo. ·Valor secundário (informativo ou histórico) - quando a informação veiculada é susceptível de vir a fazer parte do património cultural, interessando a outras entidades, ao público em geral e aos investigadores em particular. Os documentos revestidos deste valor terão de ser conservados a longo prazo, em virtude de se tratar de fontes informativas susceptíveis de virem a transformar-se em fontes históricas.
Fases da Gestão da Informação
Os arquivos devem ser organizados obedecendo à competência e às actividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela sua produção, acumulação ou guarda dos documentos. Os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a individualidade dentro do seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados no arquivo, a outros de origem distinta.[[#_ftn1|[1]]]
A seguinte imagem descreve o processo de realização da missão abordando o processo de produção e recepção como funções e actividades da entidade produtora:
Ilustração 1 - Processo de realização da missão[[#_ftn2|[2]]]
O princípio da proveniência é o que define um conjunto de documentos como arquivo. Enquanto os demais conjuntos documentais são colecções de itens seleccionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo faz-se num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade colectiva ou uma pessoa. Os documentos são acumulados à medida que são produzidos no decurso de actividades que são necessárias para a realização da missão do produtor.
Princípio da Estrutura ou Princípio do respeito pela ordem original. “ Princípio segundo o qual os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de preservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade.”[[#_ftn3|[3]]]
A recepção dos documentos do arquivo da AAESEIG refere-se à incorporação dos documentos produzidos pela referida entidade no respectivo arquivo, já no que concerne à fase de produção de documentos, estes são produzidos em resultado das actividades a que esta associação se dedica.
INCORPORAÇÃO[[#_ftn4|[4]]] – Aquisição gratuita ou a título definitivo de documentos de arquivo por um arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são definidas por via legislativa ou regulamentar.
Existem duas formas de incorporar os documentos nos arquivos: Incorporação ordinária e Incorporação extraordinária.
Considera-se incorporação ordinária quando é definido um prazo para a transferência de um arquivo. Realiza-se de forma continuada durante a vida de um arquivo. Já nas incorporações extraordinárias não existe qualquer prazo definido e é feita ocasionalmente.
Quando falamos em circulação de documentos estamo-nos a referir ao ciclo de vida dos documentos e ao valor que os documentos têm para a instituição.
Nos dias de hoje, os documentos são fundamentais nas organizações pois servem como um instrumento de auxílio na tomada de decisões. Devido a esse facto existe uma grande necessidade em controlar a circulação dos documentos nas organizações. Esse controlo irá facilitar a recuperação da documentação, evitar o desaparecimento total ou parcial dos documentos e ter uma localização exacta dos documentos.
O Ciclo de Vida do documento de arquivo é constituído por três fases:
· Fase activa (arquivo corrente) – é o período durante o qual os documentos são indispensáveis à manutenção das actividades quotidianas de uma instituição e, por isso, devem permanecer o mais perto possível do serviço produtor;
· Fase semi-activa (arquivos intermédios) – é o período durante o qual os documentos devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras mas, dada a sua baixa frequência de utilização por parte da respectiva administração produtora, não se justifica estarem fisicamente próximos do serviço produtor;
· Fase inactiva (arquivo definitivo) – é o período durante o qual os documentos deixam de ter valor previsível para a instituição que os produziu.
A distinção das três fases baseia-se no valor dos documentos:
· Valor primário (probatório ou administrativo) – quando a informação veiculada serve essencialmente de prova dos actos administrativos que estão na origem da sua criação. Os documentos interessam, sobretudo, à instituição produtora e, por isso, são preferencialmente conservados no serviço de origem, durante um certo tempo. A este período, que é determinado por imposições legais, de natureza fiscal, contabilística, ou simplesmente administrativa, chama-se prazo de conservação administrativo.
· Valor secundário (informativo ou histórico) - quando a informação veiculada é susceptível de vir a fazer parte do património cultural, interessando a outras entidades, ao público em geral e aos investigadores em particular. Os documentos revestidos deste valor terão de ser conservados a longo prazo, em virtude de se tratar de fontes informativas susceptíveis de virem a transformar-se em fontes históricas.
[[#_ftnref1|[1]]] BELLOTTO, Heloísa Liberalli – Arquivos permanentes: tratamento documental. [Em linha]. [Consult. em 20 Mar. 2010]. Disponível em www: <url: http://books.google.pt/books?id=9FCTXdj-ymEC&pg=PA85&dq=A+recep%C3%A7%C3%A3o+e+produ%C3%A7%C3%A3o+arquivos&hl=pt-PT&ei=9BK1S7DzBYuC_AbWqLW3Dg&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=4&ved=0CEIQ6AEwAw#v=snippet&q=A%20produ%C3%A7%C3%A3o&f=false >
[[#_ftnref2|[2]]] RODRIGUES, Ana Márcia Lutterbach – A teoria dos arquivos e a gestão de documentos. [Em linha]. [Consult. em 20 Mar. 2010]. Disponível em www: <url: http://www.eci.ufmg.br/pcionline/index.php/pci/article/viewFile/449/260>
[[#_ftnref3|[3]]] ALVES, Ivone; [et. al.] – Dicionário de terminologia arquivística. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993. ISBN 972-565-146-4. P.77
[[#_ftnref4|[4]]] Idem, Pág. 56